Key takeaways
- De grootste tijdvreters zitten in microtaken: overtypen, mailen, zoeken, herhalen.
- Een lichte ketting van standaarden en triggers haalt uren per week uit je proces.
- Automatiseren hoeft niet groots: begin bij de 3 meest voorkomende handelingen.
-
Minder repetitief HR werk betekent betere candidate experience en meer focus op oordeel.
Het echte probleem
Structuurmakers hebben processen en spreadsheets. Toch verlies je elke week uren aan handwerk. Je kopieert cv’s naar een map, je stuurt losse mails om afspraken te prikken, je plakt notities in drie systemen en je zoekt de laatste versie van het aanbod. Niemand vraagt erom, het is gewoon zo gegroeid. Het resultaat is traagheid op drukke momenten en frustratie bij kandidaten die “nog even moeten wachten op een update”. Lees hieronder hoe je repetitief HR werk kan verminderen.
Een voorbeeld
Vandaag behandel je twintig sollicitaties. Vijf keer vraagt iemand naar de status. Vier kandidaten willen hun slot verplaatsen. Twee managers willen hetzelfde overzicht in een ander format. Het zijn allemaal kleine dingen. Samen slorpen ze je namiddag op. Morgen herhaalt dit zich.
De 80/20 van repetitief werk
Negentig procent van het handwerk komt telkens terug in vier stromen:
-
Intake en triage: cv’s binnen, basisinfo verrijken, labelen.
-
Scheduling: heen en weer mailen, agenda’s afstemmen, bevestigen.
-
Status en opvolging: “we hebben je gezien”, “we plannen X”, “hier is je opdracht”.
-
Documenten en goedkeuring: standaardteksten zoeken, aanpassen, rondsturen.
Wie die vier stromen licht automatiseert, wint elke week.
Snelheid ontstaat wanneer het werk vloeit en de handelingen verdwijnen.
De lichte set-up
Intake met één formulier
Laat elke kandidaat landen via een enkel formulier met de 5 velden die je altijd nodig hebt. Upload cv, basisvragen, regio en beschikbaarheid. Nieuwe inzendingen krijgen een automatisch bedankje en komen in één overzicht. Geen copy-paste meer.
Slimme labels aan de bron
Laat het formulier tegelijk labels toekennen: rol, senioriteit, taal, regio, kanaal. Dat maakt later filteren en rapporteren moeiteloos.
Direct boeken binnen vaste vensters
Publiceer twee terugkerende interviewblokken per week. Kandidaten kiezen zelf een slot binnen die vensters. Na keuze vertrekken automatische bevestiging, videolink en herinnering. Zo verdwijnt heen-en-weer mailen.
Vooraf ingestelde berichten
Schrijf zeven korte templates voor standaardmomenten: ontvangst, uitnodiging, opdracht, reminder, afwijzing met feedback, aanbod in voorbereiding, aanbod verzonden. Vul variabelen in (naam, rol, datum) en verzend in één klik.
Notities als beslislog
Vervang losse mails door één vast notitieblok per kandidaat: bewijs van vaardigheden, risico’s, open vragen, voorstel. Zo kan iedereen mee oordelen zonder extra meetings.
Documenten als kit, niet als zoektocht
Bewaar contract, aanbodbrief en “eerste 90 dagen” als sjablonen met variabele velden. Eén keer kiezen, automatisch vullen, klaar voor e-sign.
Waarom dit werkt
-
Minder contextswitches: je doet werk in batches in plaats van losse interrupts.
-
Betere candidate experience: elke stap is zichtbaar en voorspelbaar.
-
Snellere beslissingen: managers kijken naar bewijs, niet naar draadjes in hun inbox.
-
Schaalbaar ritme: extra volume vraagt nauwelijks extra coördinatie.
Wat je wel meet
-
Tijd van sollicitatie tot eerste reactie. Richt: binnen 24 uur.
-
No-show percentage op interviews. Richt: < 10 procent met herinneringen.
-
Tijd van “go” tot aanbod verstuurd. Richt: binnen 48 uur met sjablonen.
-
Aantal handmatige handelingen per kandidaat. Richt: halveren in 30 dagen.
Startkalender in vier weken
Week 1
Map de vier stromen. Tel de handelingen. Schrijf de zeven berichttemplates. Kies één formulier en één centrale lijst.
Week 2
Zet twee vaste interviewvensters per week. Activeer directe booking. Publiceer het interne “zo doen we het”.
Week 3
Bouw de documentkit: aanbod, contract, “eerste 90 dagen”. Test e-sign met een interne dry-run.
Week 4
Start en meet. Vergelijk aantal handmatige stappen en doorlooptijden met de nulmeting. Schrap nog twee overbodige handelingen.
Universeel toepasbaar
Vervang servicetechnieker door jouw rol, vervang jouw tools waar nodig. Het principe blijft: laat de handelingen verdwijnen, zodat het werk kan stromen. De winst zit niet in een nieuwe toolstapel, maar in een klein, consequent ritme.
Boek een meeting met Tarquin, de oprichter van MediaGuru, om jouw uitdagingen op te lossen.
