Key takeaways
- Als kennis vooral in hoofden zit, wordt kwaliteit onvoorspelbaar en groeit doorlooptijd.
- Eén pagina per kritieke taak is vaak genoeg om kennis te borgen.
- Publiceer waar het werk gebeurt, niet in een losstaande kennisgrot.
-
Meet overdracht en doorlooptijd, niet het aantal documenten.
Het echte probleem
Teams lossen vandaag veel op met ervaring en goede wil. Dat werkt, tot er iets verandert: piek in werkvolume, een collega valt uit, een nieuwe klant verwacht een andere werkwijze. Dan blijkt hoeveel er impliciet is. Onboarding duurt langer, beslissingen schuiven op, fouten keren terug. Niet omdat mensen zwak zijn, maar omdat het systeem onzichtbaar is. Daarom is het dus belangrijk om kennis te borgen.
Universeel herkenbaar
Of je nu projecten draait in bouw, service, zorg of software: er zijn altijd 10 tot 20 momenten die het verschil maken. Denk aan intake, prijsbepaling, go/no-go, werkvoorbereiding, oplevercheck, nacalculatie. Als die stappen niet expliciet zijn, ontstaat variatie zonder controle. Kwaliteit hangt dan onnodig af van een paar sleutelmensen, met stress en vertraging als prijs.
Kennis borgen doe je zo
1) Werk met één-pagers, niet met handboeken
Voor elke kritieke taak maak je één pagina met vier vaste blokken:
-
Doel: wanneer gebruik je dit en welk resultaat verwacht je.
-
Stappen: 5 tot 9 acties met duidelijke exitcriteria.
-
Voorbeeld: een screenshot, mailtemplate of ingevuld formulier.
-
Owner en datum: wie houdt deze pagina bij en wanneer herzien.
Schrijf in werkwoorden en link direct naar het formulier of de tool die mensen al gebruiken.
2) Publiceer waar het werk leeft
Plaats links in Teams of Slack, pin in je ticketing, koppel in CRM, zet een SOP-knop in je interne startpagina. Vindbaarheid gaat vóór volledigheid. Een oké document dat iedereen vindt, verslaat het perfecte document dat niemand ziet.
3) Maak verbeteren routineus en klein
Elke keer dat een stap afwijkt of stokt, noteer je wat ontbrak of onduidelijk was. Voeg één zin of één voorbeeld toe. Kennisbeheer is nooit een project, het is onderhoud.
Snelheid ontstaat door werkwijzen die iedereen kan herhalen.
Wat je wel meet
Vergeet het documententeller-gevoel. Kijk maandelijks naar drie cijfers die gedrag tonen:
-
Percentage nieuwe collega’s dat een taak zelfstandig uitvoert binnen de eerste weken.
-
Doorlooptijd op twee of drie kritieke flows, bijvoorbeeld van intake tot offerte.
-
Aantal keren dat collega’s de link naar een werkwijze delen in plaats van losse uitleg te typen.
Als deze drie verbeteren, groeit je organisatiecapaciteit zonder extra FTE.
Veelgemaakte fouten en hoe je ze ontwijkt
-
Te veel detail. Leg vast wat altijd moet, laat ruimte voor vakmanschap.
-
Eilandjes. Een aparte wiki zonder koppeling aan tools verstoft. Koppel aan de plekken waar mensen al klikken.
-
Geen eigenaar. Elk stuk heeft een naam en een herzieningsdatum nodig, anders slijt het uit.
-
Eenmalige sprint. Kennisbeheer is geen opschoondag, het is een werkwijze.
Eerste tien dagen, concreet
Dag 1–2: inventariseer met het team de 10 meest risicovolle momenten in je proces.
Dag 3–5: schrijf vijf één-pagers, niet perfect, wel bruikbaar.
Dag 6: koppel ze aan je tools en pin waar nodig.
Dag 7–10: laat twee collega’s een taak uitvoeren puur met de één-pager, verzamel knelpunten en verbeter elke pagina met één voorbeeld of zin.
Universeel toepasbaar
Vervang intake door triage, werkvoorbereiding door sprintplanning of nacalculatie door dossierafsluiting. Het principe blijft identiek. Je bouwt geen bureaucratie, je bouwt herhaalbaarheid. Daardoor wordt snelheid normaal in plaats van een uitzondering.
Boek een meeting met Tarquin, de oprichter van MediaGuru, om jouw uitdagingen op te lossen.
