Key takeaways
- Onvoorspelbare reacties maken je proces duur en traag, zelfs als de instroom goed is.
- Eén vast ritme met drie duidelijke contactmomenten zorgen voor een goede selectie doorlooptijd.
- Kleine automatisaties en sjablonen leveren meer kwaliteit dan nieuwe tools.
-
Meet tijd tot eerste reactie, tijd tot gesprek en show-up rate. Dat zijn de echte KPI’s.
Het echte probleem
Bij veel Structuurmakers is de instroom er wel, maar de opvolging blijft manueel en versnipperd. Mailtjes verdwijnen tussen tickets, iemand vergeet terug te bellen, en een kandidaat die vandaag enthousiast is, voelt zich morgen genegeerd. Niet omdat niemand het belangrijk vindt, maar omdat er geen cadans is.
Zonder een snelle selectie doorlooptijd zie je het gevolg meteen: kandidaten haken af, hiring managers verliezen tijd met herplannen en je beste profielen kiezen voor wie eerst en duidelijk communiceert. Dit speelt net zo goed in techniek, zorg, logistiek als in kantoorfuncties.
Een voorbeeld
Je zoekt serviceprofielen in Oost- of West-Vlaanderen. De instroom komt via VDAB, referrals en een campagne. Kandidaten krijgen vandaag soms binnen een uur antwoord, soms pas na vier dagen. Een sollicitant met potentieel plant intussen elders een gesprek. Wanneer jij reageert, is de agenda vol of de motivatie gezakt. Niet de markt, het moment kost je kwaliteit.
Het minimale ritme dat overal werkt
Denk niet in tools, denk in tijdvakken. Drie vaste contactmomenten reduceren afhakers sterk, ongeacht je sector of rol.
1) Eerste reactie binnen 24 uur
Bevestig ontvangst en zet verwachtingen. Geen roman, wel duidelijkheid: wanneer hoor je iets, met wie spreek je en wat is het doel van dat gesprek. Wie geen antwoord geeft, krijgt automatisch een korte reminder na 48 uur.
2) Intake binnen 7 tot 10 dagen
Blok vaste slots in de agenda: bijvoorbeeld elke dinsdag en donderdag van 14.00 tot 16.00. Kandidaten kiezen uit die vensters. Zo vermijd je eindeloos puzzelen en blijft de doorlooptijd voorspelbaar.
3) Beslissing binnen 5 werkdagen na gesprek
Stuur een heldere ja of nee. Bij een ja volgt meteen de volgende stap met datum. Bij een nee geef je twee zinnen feedback en bedank je voor de tijd. Respectvolle afsluitingen houden je reputatie warm.
Kandidaten beoordelen je organisatie niet op je belofte, maar op je responstijd.
Maak het frictieloos voor je team
De grootste winst zit in herhaalbaarheid, niet in complexiteit.
-
Sjablonen die klinken als jullie
Vier korte templates volstaan: ontvangstbevestiging, uitnodiging, afwijzing met feedback en reminder. Zet ze in je e-mail en in je berichtenapp. Daardoor is de drempel om te antwoorden nul. -
Een kanban die iedereen ziet
Nieuw, Gebeld, Gesprek, Opdracht, Referentie, Aanbod, Afgerond. Eén bord, één waarheid. Het maakt niet uit of je Trello, Notion of je ATS gebruikt, zolang de kolommen identiek blijven. -
Micro-automatisaties waar het telt
Auto-reply met verwachting, een no-show reminder twee uur vooraf en een dankmail na het gesprek. Drie kleine automatisaties leveren meer rust dan een nieuw systeem. -
Bewijs boven buikgevoel
Vervang het derde gesprek door een korte, realistische opdracht van 60 tot 90 minuten. Kandidaten weten waar ze aan toe zijn en jij beslist sneller met beter bewijs.
Wat je wel meet
Vergeet likes en views. Deze drie cijfers sturen je operatie.
-
Tijd tot eerste reactie
Streef naar binnen 24 uur. Elke dag vertraging verlaagt je show-up rate. -
Tijd van sollicitatie tot eerste gesprek
Richtlijn 7 tot 10 dagen. Langzamer betekent verlies naar concurrenten, sneller werkt enkel als je slots al vastliggen. -
Show-up rate op gesprekken
Verbeter met heldere bevestiging, een korte samenvatting van de rol en een reminder met praktische info.
Als deze drie verbeteren, stijgt je kwaliteit automatisch. Je voelt het in gesprekken: minder uitleg, meer inhoud.
Veelgemaakte fouten en hoe je ze vermijdt
-
Iedereen mag mailen, niemand voelt zich eigenaar. Wijs één Recruitmentcoördinator aan die ritme bewaakt.
-
Nieuwe tool zoeken in plaats van één bord afspreken. Kies iets wat je morgen kan gebruiken en laat het daar.
-
Onnodige rondes. Vervang gesprekken 2 en 3 door één gesprek plus een korte praktijkopdracht.
-
Te lange radio stilte. Ook bij twijfel: stuur een tussenbericht. Stilte wordt altijd negatief ingevuld.
Eerste tien dagen, concreet
Dag 1: kies je coördinator en leg de drie contactmomenten vast.
Dag 2: schrijf vier berichtsjablonen die passen bij je tone of voice.
Dag 3: zet je kanban op en maak de kolommen zichtbaar voor iedereen.
Dag 4–5: blok twee vaste interviewblokken per week in de agenda.
Dag 6–7: test een automatische reminder en dankmail.
Dag 8–10: draai twee vacatures met het nieuwe ritme en noteer tijd tot reactie, tijd tot gesprek en show-up.
Na twee weken is het verschil voelbaar. Minder herplannen, minder afhakers, meer focus op inhoud dus een betere selectie doorlooptijd.
Universeel toepasbaar
Vervang serviceprofielen door verpleegkundigen, projectleiders of klantadviseurs. Vervang Oost- of West-Vlaanderen door jouw regio. Het principe blijft identiek: ritme boven incident. Wie voorspelbaar reageert, wint niet alleen snelheid maar ook reputatie.
Boek een meeting met Tarquin, de oprichter van MediaGuru, om jouw uitdagingen op te lossen.
