Je plant een gesprek in, je schuift dingen in je agenda, je team houdt er rekening mee. De kandidaat bevestigt nog: “Ja hoor, ik ben er.”
En dan… niks. Geen bericht, geen antwoord, geen excuus.
Voor zaakvoerders is dat extra frustrerend, want elke no-show kost tijd die je eigenlijk niet hebt. En het voelt alsof je opnieuw van nul moet beginnen.
Waarom no-shows zo vaak gebeuren
In veel kmo’s is het niet “gebrek aan kandidaten” dat het moeilijk maakt. Het is het proces tussen “interesse” en “gesprek”.
No-shows gebeuren meestal door één van deze redenen:
- Te weinig bevestiging: de kandidaat vergeet het, of twijfelt, of voelt geen binding.
- Te traag contact: als het lang stil blijft, is hij intussen al verder bij iemand anders.
- Te veel drempel: moeilijke planning, heen-en-weer mailen, geen duidelijke opties.
- Onduidelijke verwachtingen: de kandidaat weet niet exact wat er gebeurt, hoe lang het duurt, waar hij moet zijn, wie hij gaat spreken.
Het resultaat is hetzelfde: jij verliest tijd, je vertrouwen daalt en je team blijft onder druk.
Maak “ja” concreet met 3 simpele stappen
Je hoeft geen groot HR-systeem te bouwen om dit te fixen. Een paar vaste stappen maken al een wereld van verschil.
1) Bevestig direct en zet het vast
Stuur meteen na de afspraak een korte bevestiging met:
- datum en uur,
- adres (of videocall-link),
- met wie ze spreken,
- hoe lang het duurt,
- wat ze eventueel moeten meenemen.
Heel simpel, maar het maakt de afspraak “echt”.
2) Werk met vaste tijdsloten (geen heen-en-weer)
Geef twee of drie opties, bijvoorbeeld:
- dinsdag 8.00u of 17.30u
- woensdag 12.00u
- donderdag 7.30u
Hoe minder gedoe, hoe groter de kans dat mensen effectief komen opdagen. Zeker bij profielen die al werken.
3) Herinner slim, niet irritant
Stuur een korte reminder:
- 24 uur op voorhand: “We zien je morgen om …”
- 2 uur op voorhand: “Tot straks, wij staan klaar.”
En voeg één simpele “kan je even bevestigen?” toe. Als iemand daar niet op reageert, weet je op tijd dat het misloopt. Heb je geen automatisatie? Zet een vast mail- en berichttemplate klaar dat je telkens kopieert. Dummy proof en snel.
Wat je ermee wint
Wanneer je dit proces strak maakt, zie je meestal meteen verschil:
- minder no-shows,
- minder last-minute afzeggingen,
- minder tijdverlies aan plannen en verplaatsen,
- en sneller beslissen omdat de juiste mensen effectief komen opdagen.
En dat is precies wat zaakvoerders nodig hebben: instroom en gesprekken, zonder dat opvolging een extra job wordt.
Wil je dit proces opzetten zonder extra werk voor jou, zodat jij alleen nog gesprekken voert met kandidaten die echt komen opdagen?
Book a meeting with Tarquin, founder of MediaGuru, to solve your challenges.
