Build an extra squad leader before your squad collapses.

Many companies recognise this picture. Shift supervisors know the customers, keep yards running and solve problems every day. Without them, a lot falls silent. At the same time, you see that things are getting physically tougher. Back, shoulders and knees are playing up. They don't want to cut back yet and you push the decision forward. Until you reach a point where you need an extra shift leader.

In this blog, you will read how to approach that in a planned way. The examples come from work with our client but the approach is more widely applicable.

Building an extra squad leader costs time. Starting late costs more.

---

The real problem

On the outside, everything seems fine. Recruitments are running, clients are used to the same faces and schedules mostly get round. Yet you see some obvious risks:

• shift leaders are more likely to have physical complaints

• holidays and illness are difficult to accommodate

• you feel restlessness but have little time to dwell on it

The real problem is not that there are never any candidates. The problem is that there is no clear plan for intake and onboarding. As a result, it feels like you have to search, choose and train at the same time.

---

Our client's questions

Our client put the doubt this way:

What if we find someone with experience, we still need to induct them? And what if there is someone strong with no experience, is there room for them?

Whether someone has experience or not, the difference is mainly in pace. Therefore, you need an approach that works in both cases.

---

Step 1: Make the work of team leaders concrete

Before you write a job posting, it is important to have a clear idea of what a shift manager really does. Not in general terms but in daily tasks.

Ask your team leaders to take short notes during a regular week:

• what decisions they take

• what recurring problems they solve

• which tasks weigh the most physically

• which tasks they believe are transferable

Bundle this into a simple overview with, for example, blocks such as planning, technical decisions, administration and physical tasks. That way, you can see what you need in a new shift leader and what, if anything, you can divide up differently.

---

Step 2: Determine what someone should be able to do in the first three months

Not everything has to be from day one. Choose what counts in the first three months. Examples:

• independently start and finish the shift on site

• Making simple technical decisions without assistance

• inform customers briefly and clearly in the event of changes

• complete a basic report for administration

For each point, describe in plain language:

• what exactly someone should do

• in which situations this recurs

This will be your training plan. This will help test experienced candidates with real situations and provide targeted training for less experienced candidates.

---

Step 3: Plan overlap rather than contingency measures

A common mistake is to wait until someone drops out and only then start searching. That leaves no time for a calm handover.

Try to provide an overlap period of three to six months where a new shift leader rotates in alongside a regular mentor. For example, you could build it up like this:

• month 1: walking along, asking questions, taking over small subtasks

• month 2: start some yards yourself with the mentor in the neighbourhood

• month 3: start and finish recruiting yourself with the mentor as point of contact

This way, you build trust with team and customers step by step, while reducing the pressure on your current team leaders.

---

If you find someone with experience

With an experienced candidate, the temptation is to quickly give him a lot of responsibility. Yet it is better to first test whether his way of working suits your company.

In the first few weeks focus on:

• how your planning works

• what agreements apply with regard to safety and quality

• how you communicate with customers

Tijdens de selectie stel je best concrete vragen, zoals:

• hoe start jij een werf op vanaf dag één

• wat doe je als iemand vlak voor de vroege shift ziek belt

• hoe breng je een vertraging aan een klant die veel druk zet

Op die manier zie je snel of de ervaring van de kandidaat aansluit bij wat jij nodig hebt.

---

Als je iemand zonder ervaring vindt

Een kandidaat zonder ervaring kan een goede ploegleider worden als basishouding en leerwil goed zitten. Hier let je extra op:

• helder en rustig communiceren

• feedback kunnen ontvangen

• vragen durven stellen

Je kunt zo iemand eerst laten starten als meewerkend voorman met een duidelijk groeipad naar ploegleider. Leg vooraf vast:

• na hoeveel maanden je een eerste evaluatie doet

• welke taken iemand dan zelfstandig moet kunnen

• welke ondersteuning je biedt

Zo vermijd je vage verwachtingen langs beide kanten.

---

Vergeet je huidige ploegleiders niet

Een extra ploegleider zoeken gaat ook over de mensen die nu al de boel dragen. Zij hebben vaak jaren hard gewerkt en kampen soms met fysieke klachten.

Je helpt hen door:

• opleiding te koppelen aan het afbouwen van bepaalde taken

• hen mee te laten denken over het inwerkplan

• duidelijk te zeggen welke taken zij kunnen loslaten zodra iemand nieuw instroomt

Zo voelen ploegleiders dat hun ervaring telt en dat jij hun gezondheid ernstig neemt.

---

Wat je morgen al kunt doen

Je hoeft niet te wachten tot de perfecte kandidaat opduikt. Dit kun je meteen doen:

• plan een kort overleg met je ploegleiders en lijst samen de zwaarste en de makkelijk overdraagbare taken op

• schrijf een beknopte rolbeschrijving voor een nieuwe ploegleider met focus op de eerste drie maanden

• beslis of je openstaat voor kandidaten zonder ervaring en wat je hen concreet kunt bieden aan opleiding

• bekijk in de planning wanneer een overlapperiode haalbaar is

Met deze basis voelt een nieuwe ploegleider niet als een risico maar als een geplande versterking. Je bouwt extra capaciteit op en je vermindert stap voor stap de druk op je huidige ploegleiders.

Book a meeting with Tarquin, founder of MediaGuru, to solve your challenges.